Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social

C3 Analytics S.A.S.

NIT

901478727-6

Domicilio

Bogotá D.C., Colombia

Dirección

Calle 166 #9-45, T5, AP317

Correo general

contacto@c3analytics.com.co

Canal de protección de datos

datos@c3analytics.com.co

Teléfono

+57 315 627 5796

Sitio web

c3analytics.com.co

2. Objeto y alcance

Esta política establece los criterios bajo los cuales C3 Analytics S.A.S. (en adelante, “C3 Analytics”) recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza y suprime datos personales, y describe los mecanismos para que sus titulares ejerzan sus derechos.

Aplica a los datos personales tratados por C3 Analytics en medios físicos o digitales, incluidos el sitio web, los formularios de contacto, la herramienta de agendamiento, el correo electrónico y las relaciones precontractuales, contractuales, comerciales y con proveedores.

Cuando C3 Analytics actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de un cliente, tratará los datos conforme a las instrucciones documentadas del cliente, el contrato correspondiente, esta política en lo que resulte aplicable y la normativa colombiana.

3. Marco normativo y principios

Esta política se adopta de conformidad con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023 para contactos comerciales cuando sea aplicable, y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluida la Circular Externa 002 de 2025 cuando corresponda.

C3 Analytics aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y temporalidad. Solo tratará datos pertinentes y adecuados para finalidades legítimas, explícitas e informadas.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que la Constitución o la ley califica como público y que no es semiprivado, privado o sensible.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos, entre otros, datos de salud, biométricos, de orientación política, convicciones religiosas, origen étnico o vida sexual.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el Tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que trate la información por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

5. Datos tratados y canales de recolección

C3 Analytics aplica el principio de minimización y puede tratar las siguientes categorías, según el canal y la relación con el Titular:

• Formularios del sitio web: nombre, organización, correo electrónico, teléfono cuando se suministre, tamaño de la organización y el contenido del mensaje o consulta.
• Agendamiento de citas: nombre, correo electrónico, notas adicionales, invitados que el Titular decida añadir, fecha, hora, zona horaria, estado de la reserva y datos necesarios para generar invitaciones, recordatorios o enlaces de reunión.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, tipo de navegador o dispositivo, fecha y hora, registros de acceso, datos antifraude o antispam, identificadores técnicos y datos de interacción cuando resulten necesarios para operar y proteger el sitio y sus servicios.
• Relaciones comerciales y contractuales: identificación, datos de contacto, cargo y organización, propuestas, contratos, comunicaciones, información de facturación, contable, tributaria, de pago y la necesaria para ejecutar y documentar la relación.

Los datos se obtienen directamente del Titular o de quien esté legitimado para suministrarlos; también pueden provenir de representantes de su organización, fuentes públicas o aliados autorizados, siempre dentro de los límites legales y de la finalidad informada.

6. Finalidades del tratamiento

6.1. Finalidades necesarias o relacionadas con la solicitud

• Recibir, verificar, clasificar, atender y responder consultas, solicitudes, mensajes o peticiones.
• Contactar al Titular por los datos suministrados y mantener trazabilidad de la atención.
• Coordinar, confirmar, reprogramar o cancelar citas; enviar invitaciones y recordatorios; y habilitar enlaces de reunión virtual.
• Entender necesidades, preparar diagnósticos, demostraciones, propuestas, cotizaciones y ofertas de servicios.
• Negociar, celebrar, ejecutar, administrar y terminar relaciones contractuales con clientes, aliados y proveedores.
• Gestionar facturación, pagos, cobros, contabilidad, impuestos, auditoría y conservación documental.
• Prestar soporte, gestionar solicitudes posteriores y medir la calidad del servicio.
• Operar, mantener y proteger el sitio web, prevenir fraude o spam, investigar incidentes y generar estadísticas agregadas o anonimizadas.
• Atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales, regulatorias, judiciales o contractuales.
• Ejercer o defender derechos de C3 Analytics, del Titular o de terceros autorizados.

6.2. Finalidades opcionales de mercadeo

Solo cuando exista una autorización separada, previa y expresa, C3 Analytics podrá enviar información sobre servicios, contenidos, eventos o novedades por los canales autorizados. Negarse a esta finalidad no condicionará la atención de una consulta, la reserva de una cita ni la contratación de un servicio.

El Titular podrá retirar esta autorización o solicitar el cese de comunicaciones comerciales en cualquier momento mediante el mecanismo incluido en el mensaje o escribiendo a datos@c3analytics.com.co. C3 Analytics respetará los canales, horarios, periodicidad y demás límites legalmente aplicables.

C3 Analytics no adopta, a través de los formularios o de la agenda del sitio web, decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o impactos significativos sobre el Titular. Si este tratamiento cambia, se informará previamente y se actualizará esta política.

7. Autorización, aviso de privacidad y prueba

Salvo las excepciones legales, C3 Analytics solicitará la autorización del Titular antes o, como máximo, al momento de recolectar los datos. Informará de forma clara qué datos se recolectan, las finalidades específicas, los derechos del Titular y los canales para ejercerlos.

La autorización podrá obtenerse por escrito, por medios electrónicos, mediante una casilla no premarcada o por otra conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el Titular consintió. El silencio, la inacción, una casilla premarcada o la sola aceptación de términos, del aviso de privacidad o de esta política no constituyen por sí mismos autorización válida.

C3 Analytics conservará evidencia consultable de la autorización, incluyendo el canal, la fecha, el texto o versión informado y la acción afirmativa del Titular. Cuando una finalidad sea opcional, se solicitará de manera separada de las finalidades necesarias.

Los campos opcionales se identificarán como tales. La falta de un dato indispensable puede impedir atender la solicitud concreta, pero no se exigirán datos que no sean pertinentes para la finalidad informada.

8. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

C3 Analytics no solicita intencionalmente datos sensibles a través de sus formularios generales. Si llegara a necesitarlos, informará al Titular cuáles datos son sensibles, la finalidad específica, el carácter facultativo de responder y obtendrá autorización explícita, salvo excepción legal.

El sitio y sus servicios comerciales no están dirigidos a niños, niñas o adolescentes. Su información solo será tratada cuando se cumplan los requisitos legales, se respete su interés superior y sus derechos fundamentales, y se obtenga la autorización de su representante legal previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez. Si se recibe información de un menor sin una base válida, se bloqueará y suprimirá de forma segura.

9. Derechos de los titulares

El Titular, sus causahabientes o quien esté debidamente legitimado podrá:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o su Tratamiento esté prohibido o no autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Solicitar la supresión del dato o revocar la autorización cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que exija conservarlo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante C3 Analytics.
• No responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes cuando la respuesta sea facultativa.

10. Deberes de C3 Analytics

• Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de habeas data y atender consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Solicitar y conservar prueba de las autorizaciones cuando sean necesarias.
• Mantener información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar, actualizar o suprimir oportunamente la información cuando corresponda.
• Exigir a los Encargados el cumplimiento de las finalidades, esta política y las medidas de seguridad y confidencialidad aplicables.
• Adoptar medidas apropiadas y efectivas, proporcionales a la naturaleza de los datos, el contexto y los riesgos del Tratamiento.
• Informar a la autoridad competente los incidentes y novedades que deban reportarse de acuerdo con la normativa aplicable.

11. Área responsable y canales de atención

El área administrativa de C3 Analytics es responsable de recibir y tramitar las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales.

Correo

datos@c3analytics.com.co

Asunto sugerido

Protección de datos personales

Dirección física

Calle 166 #9-45, T5, AP317, Bogotá D.C., Colombia

Teléfono

+57 315 627 5796

La solicitud deberá incluir, según corresponda: nombre e identificación suficiente del solicitante; calidad en la que actúa; descripción clara de la consulta o de los hechos; derecho que desea ejercer; datos de contacto para recibir respuesta; y documentos de soporte. C3 Analytics solo solicitará la información necesaria para verificar legitimación y atender la petición.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

12.1. Consultas y acceso

El Titular, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de C3 Analytics. La consulta se atenderá dentro de los diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

12.2. Reclamos

Cuando el Titular considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, desee revocar una autorización, solicite el cese de comunicaciones comerciales o advierta un posible incumplimiento, podrá presentar un reclamo con la información indicada en la sección 11.

• Si el reclamo está incompleto, C3 Analytics requerirá su subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido.
• Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado.
• Recibido el reclamo completo, se incorporará en la base de datos una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y se mantendrá hasta la decisión.
• El reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.

12.3. Requisito de procedibilidad

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el Titular o su causahabiente deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante C3 Analytics, salvo los mecanismos constitucionales o legales que resulten procedentes.

La atención de consultas y reclamos es gratuita. Siempre que sea razonable y permita conservar prueba, C3 Analytics habilitará el mismo medio por el cual se recolectó la información o un canal electrónico equivalente.

13. Encargados, destinatarios y tratamiento internacional

Para operar sus canales y prestar sus servicios, C3 Analytics puede utilizar proveedores de formularios y entrega de mensajes, agenda, calendario y videoconferencia, correo y colaboración, alojamiento, red de entrega y seguridad del sitio, almacenamiento, respaldo, contabilidad y gestión comercial.

A la fecha de esta versión, el sitio utiliza Web3Forms para procesar y entregar formularios; Cal.com para el agendamiento; Google Calendar o Google Meet para invitaciones y reuniones; y servicios de alojamiento, red, seguridad y correo, incluidos Cloudflare y los proveedores tecnológicos contratados por C3 Analytics. La lista o las funciones pueden cambiar; el Titular podrá solicitar información actualizada a datos@c3analytics.com.co.

Al abrir la agenda integrada, el Titular interactúa además con Cal.com. Dicho proveedor puede tratar datos de uso, cookies y la información de la reserva conforme a su propio aviso de privacidad. Esa circunstancia no reemplaza la autorización que C3 Analytics deba obtener para sus propias finalidades.

Algunos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia. Cuando actúen por cuenta de C3 Analytics, la operación se sujetará a un contrato o cláusulas de transmisión que definan el alcance, las actividades autorizadas, las obligaciones frente al Titular y al Responsable, la seguridad, la confidencialidad, la gestión de incidentes, los subencargados y la devolución o supresión de la información.

Cuando el receptor actúe como Responsable independiente, C3 Analytics aplicará las reglas sobre transferencia nacional o internacional, incluidos la autorización del Titular, los niveles adecuados de protección, las excepciones legales o la declaración de conformidad cuando corresponda. Las políticas propias de un tercero no sustituyen las obligaciones de C3 Analytics.

14. Seguridad, confidencialidad e incidentes

C3 Analytics adopta medidas técnicas, humanas, administrativas y contractuales razonables y proporcionales a los riesgos para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso, circulación o acceso no autorizado. Estas medidas pueden incluir controles de acceso y privilegio mínimo, autenticación reforzada cuando esté disponible, cifrado en tránsito, copias de seguridad, actualización de componentes, compromisos de confidencialidad, evaluación de proveedores y procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es absolutamente seguro. Si ocurre un incidente, C3 Analytics procurará identificarlo, contenerlo, mitigar sus efectos, documentar las decisiones, corregir sus causas y cumplir las obligaciones de reporte o comunicación que resulten aplicables.

15. Conservación, bloqueo y supresión

Los datos se conservarán solo durante el tiempo razonable y necesario para la finalidad informada y para atender obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas, históricas o contractuales.

• Consultas, prospectos y citas: hasta veinticuatro (24) meses después de la última interacción significativa, salvo que exista una negociación activa, relación contractual, solicitud pendiente, autorización renovada o deber de conservación.
• Mercadeo: hasta que el Titular retire la autorización, solicite el cese, se cumpla la finalidad o transcurran veinticuatro (24) meses sin interacción, lo que ocurra primero, sin perjuicio de conservar la evidencia mínima de la exclusión.
• Información contractual, contable y tributaria: durante la relación y por el término exigido por las normas aplicables o necesario para atender responsabilidades y términos de prescripción.
• Registros técnicos y de seguridad: por el plazo más breve compatible con la operación, prevención de abusos e investigación de incidentes, conforme a la configuración del servicio y a revisiones periódicas.

Cumplida la finalidad y vencidos los términos aplicables, los datos se suprimirán o anonimizarán. Cuando deban conservarse por una obligación o para atender una controversia, se bloquearán y no se usarán para finalidades incompatibles. Las copias de respaldo se eliminarán conforme a su ciclo seguro de rotación.

16. Cookies y tecnologías similares

El sitio puede tratar datos técnicos indispensables para entregar contenido, mantener la seguridad y prevenir abusos. La agenda de Cal.com se carga únicamente cuando el usuario decide abrirla y puede utilizar cookies o tecnologías propias y de sus subproveedores.

Antes de activar cookies o tecnologías no esenciales de analítica, personalización o publicidad que impliquen Tratamiento de datos personales, C3 Analytics informará sus finalidades, solicitará la autorización que corresponda y ofrecerá un mecanismo para aceptar, rechazar o modificar preferencias. La información vigente sobre estas tecnologías se mantendrá en el sitio web.

17. Registro y responsabilidad demostrada

C3 Analytics mantendrá inventarios, procedimientos, registros de autorizaciones, contratos con Encargados, medidas de seguridad y evidencia de atención de derechos acordes con su tamaño, naturaleza y riesgos. Registrará y actualizará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando cumpla los supuestos legales que hacen obligatoria la inscripción.

18. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 13 de agosto de 2026. Las bases de datos tendrán la vigencia indicada en la sección 15 y, en todo caso, mientras subsistan las finalidades autorizadas o las obligaciones legales o contractuales que justifiquen su conservación.

Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o con las finalidades del Tratamiento se comunicarán de manera eficiente antes de su implementación y, cuando sea necesario, se solicitará una nueva autorización. La versión vigente estará disponible en https://c3analytics.com.co y las versiones anteriores podrán solicitarse en datos@c3analytics.com.co.